Profil ASM Kencana

PROFILE ASM KENCANA

DNA khusus ASM Kencana

Cara kami menanamkan nilai-nilai kepemimpinan, kewirausahaan, dan keterlibatan dalam lingkungan masyarakat menekankan pada partisipasi, pengembangan karakter dan akademik

Tujuan

Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan dalam bidang Sekretari dan Manajemen yang memperoleh apresiasi tinggi dan positif dari masyarakat.
Menghasilkan kajian dan inovasi ilmu pengetahuan Sekretari dan Manajemen yang dapat dimanfaatkan untuk perkembangan Ekonomi Masyarakat, Bangsa, dan Negara.
Menghasilkan Kontribusi yang produktif kepada aspek kehidupan dalam kegiatan produtif dan peningkatan taraf kehidupan masyarakat.

Komitmen kami untuk mengembangkan generasi muda yang cerdas dan luar biasa.
Akademi Sekretari dan Manajemen Kencana menerapkan kurikulum nasional dan internasional. Kami fokus kepada pembelajaran abad ke-21 dan pembangunan karakter disesuaikan dengan lingkungan di Indonesia.

Menerapkan sistem meritokrasi.
Kami memilih yang paling cerdas di antara yang cerdas. Tugas kami adalah untuk menginspirasi dan memberi tantangan pada mereka, mempersiapkan mereka untuk masa depan. Kami ingin semua siswa kami untuk menjadi pemimpin cerdas yang menginspirasi dan mampumemberikan kontribusi kepada masyarakat.

SEKRETARIS

Pengertian sekretaris

kata sekretaris berasal dari bahasa latin , secretum yang artinya Rahasia dan Orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius. jadi, bisa dikatakan.

Sekretaris
adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
1. Membuka surat.
2. Menerima dikte.
3. Menerima tamu.
4. Menerima telepon.
5. Menyimpan arsip/surat.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
1. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
2. Menyusun surat rahasia (confidential).
3. Menyusun acara pertemuan bisnis.
4. Pembelian kado atau cindera mata.
5. Dan lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
1. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
2. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
3. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
4. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
5. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
1. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
2. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
1. Mengurusi Rumah tangga kantor.
2. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
1. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
2. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
3. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
1. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
2. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
3. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
4. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Daftar isi
1 Pengertian menurut para ahli
2 Aspek-aspek manajemen perkantoran
3 Tujuan
4 Kegiatan
5 Lihat pula
6 Referensi
7 Pranala luar
Pengertian menurut para ahli
Edwin Robinson dan William Leffingwell
“Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.”
George R. Terry
“Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.”
Millis Geoffrey
“Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.”
W.H. Evans
“Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”‘
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
mengetik (typing)
menghitung (calculating)
memeriksa (checking)
menyimpan warkat/arsip (filing)
menelepon (telephoning)
menggandakan (duplicating)
mengirim surat (mailing)
mengadakan
mencatat
menyortir
Aspek-aspek manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
Manajemen dan pengarahan
Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengawasan
Pengarahan dan pengawasan
Pengarahan
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
pegawai
Material perlengkapan
Persayaratan
Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
Kepegawaian perkantoran (office personel)
Metode perkantoran (office methods)
Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
Biaya perkantoran (office costs)
Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
ruang perkantoran (office space)
komunikasi (communications)
kepegawaian kantor (office personnel)
perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
peralatan dan mesin (appliance and machine)
perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
metode (methods)
tata warkat (records)
kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
Tujuan
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu[1]:
Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal
Kegiatan
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
Pengadministrasian seluruh kegiatan
Menginventarisasi peralatan kantor
Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
Melakukan pengadaan file .